Справка 2-НДФЛ

Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года

Практически с каждого вида доходов удерживается и уплачивается НДФЛ. В отношении работников эту обязанность исполняет руководство предприятий и учреждений. По итогам календарного года все сведения об удержанных и перечисленных налогах отражаются в справке 2-НДФЛ, а получить ее может каждый гражданин. В нашей статье рассмотрим, как заполняется данный бланк, и каким образом можно его получить.

Что такое справка 2-НДФЛ?

Обязанность по удержанию налогов у трудоустроенных граждан возложена на налоговых агентов, которыми выступают работодатели. Индивидуальные предприниматели самостоятельно декларируют свои поступления и заработки, а также рассчитывают сумму налоговых обязательств (для этого заполняется декларационный бланк 3-НДФЛ).

Сведения обо всех налоговых удержаниях и перечислениях включаются в бланк справки 2-НДФЛ. Данная форма применяется в 2018 году и утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

В справке 2-НДФЛ отражаются все виды доходов, полученных у налогового агента, с указанием соответствующего кода.

Как заполнить справку 2-НДФЛ?

Заполнение и выдача справки 2-НДФЛ происходит по следующим правилам:

• для руководства предприятия установлена обязанность сообщать каждому сотруднику об удержанных налогах за прошедший календарный период, это нужно сделать до 1 апреля следующего года;
• работник, в том числе уволенный с предприятия, имеет право в любой момент обратиться повторно за получением формы, ее должны выдать не позднее трех дней с даты подачи заявления;
• закон не ограничивает количество выданных справок.

Как правило, заполнение осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения (например, системы 1С). Поскольку бланк утвержден Приказом ФНС, заполнить документ можно и ручным способом, однако такой вариант применяется обычно предпринимателями.

Образец заполнения справки о доходах

Образец справки о доходах физического лица

spravka-o-dohodah-fizlica-forma-2-NDFL.xlsx ≈ 268 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!

Скачать образец

Справка 2-НДФЛ в 2017 году заполняется по следующим правилам. В пункте 1 указывается:

• дата составления документа;
• заполняется графа «признак» с указанием кода 1 (общий порядок) или 2 (специальный порядок по п. 5 ст. 226 НК РФ);
• графа «номер корректировки» может содержать следующие коды — 00 (первичный документ), 01, 02 и т.д. (последующий номер корректировки), 99 (при аннулировании ранее выданного бланка);
• сведения о работодателе — ИНН/КПП, код ИФНС, наименование предприятия или ИП, ОКТМО.

Пункт 2 содержит сведения о гражданине, в отношении которого выдан документ:

• личные данные — фамилия, имя, отчество, дата рождения;
• ИНН;
• статус налогоплательщика — 1 (налоговые резиденты РФ), 2 (нерезиденты), 3 (иностранцы, принятые на работу как ВКС), 5 (для лиц со статусом беженца), 6 (для граждан иностранного государства, работающего на основании патента);
• код гражданства (например, код для россиян — 643);
• паспортные реквизиты — код документа (21), серия и номер;
• адрес регистрации по месту жительства.

Ключевое значение имеет указание суммы налога, удержанного из заработка сотрудника за предыдущий год. Эти сведения, а также код дохода, заполняются в разделе 3 справки 3-НДФЛ.

При заполнении справки о доходах, нужно внимательно проверить все данные. Любая ошибка может привести к претензиям со стороны налоговой инспекции.

Разделом 4 предусмотрено заполнение данные о налоговых вычетах, предоставленных гражданину в предыдущем году. В 2017-2018 годах действуют стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные вычеты. Работодатель заполняет код вычета, а также его сумму.

В разделе 5 указывается информация о начисленных, удержанных и фактически перечисленных суммах НДФЛ. Для этого заполняются самостоятельные графы по каждой ставке (стандартная составляет 13%, а максимальное значение составляет 35%). Итоговая сумма налога рассчитывается путем вычитания суммы налоговых вычетов из совокупного размера доходов (налоговой базы) и умножения ее на ставку.

На справке проставляется подпись лица, выдавшего бланк, его должность. Также ставится печать предприятия (для ИП это не обязательно).

Код документа

Распределение сумм удержанных налогов указывается в справке 2-НДФЛ путем использования различных кодов налогооблагаемого дохода. На 2017-2018 год законодательством предусмотрены следующие коды:

• 2000 — выплаты гражданину по трудовому договору;
• 2010 — вознаграждение за работу по гражданско-правовому договору;
• 2012 — начисление выплат при уходе в отпуск (отпускные);
• 2300 — выплаты, связанные с предоставлением больничного листа;
• 4800 — иные виды выплат сотруднику, не подпадающие под перечисленные выше коды.

Обязанность указывать правильные коды в справке 2-НДФЛ возложена на налогового агента, т.е. на работодателя.

Размер выплаченных доходов фиксируется в рублях и копейках, что позволяет проверить точность заполнения данных с фактически удержанными суммами. Для учета вычетов, предусмотренных НК РФ, заполняются графы «код вычета» и «сумма вычета». Нужно учитывать, что совокупный размер предоставленных налоговых вычетов не должен превышать размер доходов за календарный год.

Что изменилось в форме 2-НДФЛ: новая форма

Последние изменения были внесены в 2016 году. В частности, новая форма справки 2-НДФЛ предусматривает следующие изменения и дополнения:

• в пункте 1.3 вместо кода ОКАТО указывает показатель ОКТМО, отражающий территориальный признак;
• в пункте 2 допускается возможность указать ИНН для сотрудника с иностранным гражданством;
• в разделе 4 необходимо указывать номер и дату уведомления на получение социального налогового вычета;
• к ранее установленным видам добавлен новый налоговый вычет — инвестиционный;
• в разделе 5 введено новое поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» и предусмотрена возможность заполнить данные уведомления для уменьшения суммы налоговых обязательств на размер указанных платежей.

Справка 2-НДФЛ: зачем она нужна физлицам?

Вы не обязаны указывать цели ее выдачи. Более того, работодатель обязан известить каждого сотрудника о сумме удержанных и перечисленных налогов, в том числе в виде указанной справки.

Выделим наиболее распространенные случаи применения бланка 2-НФДЛ:

• подтверждение доходов при подаче заявки на кредит — как правило, банк требует не только справку за предыдущий календарный год, но и за фактически отработанное время в текущем году;
• заполнение декларационной формы 3-НДФЛ, которая дает возможность получить часть удержанной суммы в виде имущественного вычета (например, при покупке недвижимости можно вернуть до 13% от суммы фактически уплаченных налогов);
• расчет выплаты по беременности и родам, если необходимо учесть доходы по предыдущему месту жительства;
• проверка правильности начисления доходов и удержания НДФЛ — в бланке указан совокупный размер доходов и налоговых удержаний, сотрудник может сравнить их с фактическим размером заработка по расчетным ведомостям.

В большинстве случаев требуется представить справку со «свежей датой», поскольку информация о полученных доходах и удержанных налогах может корректироваться работодателем.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года