Онлайн-касса

Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года

С июля 2017 г. закон обязал большинство предпринимателей перейти на использование новой контрольно-кассовой техники.

Через интернет она передает сведения о произведенных операциях в ИФНС.

Как работает онлайн-касса?

Алгоритм работы этого новшества следующий:

1. вы оплачиваете товар или услугу наличными либо банковской карточкой;
2. продавец вводит информацию о покупке в кассовую машину, где происходит формирование чека;
3. одновременно с этим сведения о произведенной операции поступают на специальный накопитель, который подписывает чек индивидуальным фискальным признаком и передает его оператору фискальных данных;
4. оператор проверяет поступивший документ и сообщает о его принятии, после чего сохраняет полученные данные и один раз в сутки передает их в налоговую службу;
5. если вы изъявили желание получить электронный чек, то вам на e-mail придет ссылка, кликнув по которой, вы увидите всю информацию о совершенной покупке.

Если вы хотите получить чек в электронном виде, нужно заранее известить об этом продавца.

В обновленных аппаратах вмонтирован накопитель, с помощью которого все сведения о совершенных операциях автоматически передаются в налоговую

Регистрация онлайн-кассы

Процедуру оформления аппаратов нового образца можно выполнить одним из двух способов:

• написать заявление в бумажном виде, подать его в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить в ИФНС по месту регистрации фирмы;
• подать заявление электронно — через личный кабинет на официальном сайте налоговой службы. Чтобы оформить электронную заявку, потребуется усовершенствованная электронная подпись — КЭП.

Без КЭП налоговая служба не принимает никакие электронные документы к рассмотрению.

Для регистрации онлайн-кассы можно подать в ИФНС заявление как в бумажном, так и в электронном виде

Независимо от выбранного способа подачи заявления, для успешной регистрации необходимо соблюсти три обязательных условия:

• наличие новой или модернизированной кассы соответствующей модели с активным фискальным накопителем (вам потребуется знать их номера);
• подписанный договор с оператором фискальных данных;
• наличие КЭП (квалифицированной электронной подписи).

Регистрация с помощью заявления на бумажном носителе

Если вы все же решите воспользоваться «бумажным» способом, пройдите несколько шагов:

1. заполните карточку заявления о регистрации. Пишется в двух экземплярах на каждый аппарат отдельно;
2. передайте документ в налоговую. Сотрудник примет ваше ходатайство и вернет вам один экземпляр с соответствующими отметками;
3. после этого начнется проверка указанных в заявлении данных. Если вы предоставили недостоверную информацию, в регистрации будет отказано. Если все хорошо, то налоговая выдаст вам регистрационный номер, присвоенный кассе;
4. введите полученные цифры в аппарат, после чего распечатайте на нем отчет о регистрации.

Указывайте в заявлении только достоверную информацию, иначе вам откажут в оформлении

После этих действий можно попросить сотрудников ИФНС выдать вам карточку регистрационного учета на руки.

Регистрация через личный кабинет

Провести регистрацию через интернет проще и удобнее, чем ходить в налоговую. Как уже говорилось выше, сначала нужно создать личный кабинет на сайте ФНС и сделать электронный ключ. После этого перейдите в форму регистрации, кликнув на главной странице ресурса по ссылке «Учет контрольно-кассовой техники». Далее нажмите «Зарегистрировать ККТ», введите требуемые параметры аппарата и выберите оператора фискальных данных, с которым у вас оформлен договор.

Проверьте информацию, проставьте свою электронную подпись и нажмите кнопку «Отправить». Затем кликните по ссылке «Сведения о документах, направленных в налоговый орган», выберите свое заявление и нажмите «Завершить регистрацию».

Как выглядит чек онлайн-кассы?

Бумажный или электронный чек, формируемый через онлайн-кассу, должен содержать следующие сведения:

• информацию о системе налогообложения продавца;
• признак платежа (продажа или возврат);
• заводской номер фискального накопителя и регистрационный номер кассового аппарата;
• идентификатор фискальных данных и фискальный признак;
• номер смены;
• e-mail или телефон покупателя, e-mail продавца;
• адрес сайта для проверки чека;
• список проданных товаров с указанием цен и суммы начисленного НДС;
• наименование и сайт оператора фискальных данных.

Возвраты по онлайн-кассе

Возврат через кассовый аппарат можно сделать до закрытия смены, то есть до того момента, когда будет сформирован сводный Z-отчет.

Кассир оформляет возвратный чек, который отсылается в ФНС со ссылкой на первичный документ. Это делается для исключения несостоявшейся операции из общего итога.

Кроме чеков, допускается оформлять первичные документы — акты по форме КМ-3. Раньше они были обязательны при проведении возвратов, но новый формат работы онлайн-касс освобождает продавцов от необходимости составления подобных бланков. Тем не менее рекомендуется максимально полно оформить процедуру для соблюдения кассовой дисциплины и правильного отражения операций в учете.

Дополнительно кассиру требуется составить пояснительную записку и приложить полный комплект документов к Z-отчету за день.

Все документы передаются бухгалтеру компании.

Если возврат производится не в день покупки, операции оформляются не через аппарат, а из кассы самой организации посредством оформления расходного кассового ордера.

Если возврат делается до закрытия смены продавца, то оформляется возвратный чек, а если позже — расходный кассовый ордер

Резюме

С 2017 г. онлайн-касса нужна для большинства бизнесменов. Главное ее отличие от обычных аппаратов заключается в возможности автоматической передачи информации о совершенных операциях по сети интернет оператору фискальных данных, а оттуда — в налоговую.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года