Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года

После того, как в нашу жизнь вошли цифровые технологии, многие процессы упростились, в том числе и обмен документами. Теперь их не обязательно оформлять на бумажном носителе, можно сформировать в электронном виде и отослать получателю с помощью виртуальных средств связи. Чтобы такой документ имел юридическую силу, его надо удостоверить электронной подписью (ЭП). Ее создание и применение регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 года «Об электронной подписи». Оформление и регистрация ЭП — услуга платная, можно ли ее сделать самому?

Что такое электронная подпись

Таковой считается цифровая информация, которую присоединяют к электронному документу для подтверждения его подлинности, а также определения наложившего визу лица.

Электронная подпись бывает двух видов:

1. Простой. Она создается с помощью обычных кодов, шифров и паролей. Примерами могут служить использование банковских карт или регистрация сервисов в интернете. Она не имеет особых средств защиты, а потому применяется при деловых отношениях, для оказания государственных услуг. Ее принимают арбитражные суды в качестве доказательства подлинности документа. Для этого между участниками документооборота должно быть оформлено соглашение, где обозначены основные условия применения электронной подписи и способ ее создания. Простую ЭП не разрешается использовать при заверении документов, которые содержат в себе государственную тайну.
2. Усиленной. Более защищенный вариант ЭП, которая формируется методом криптографического шифрования. Взломать такие данные практически невозможно. Существует два типа этой цифровой подписи:
   • Неквалифицированная. Применяется в тех же сферах, что и простая, только ее нельзя использовать при оказании госуслуг.
   • Квалифицированная. Имеет все свойства предыдущего типа, но для ее создания применяются средства, прошедшие сертификацию в ФСБ РФ. Поскольку за такой ЭП осуществляется повышенный контроль, то ее можно использовать при подаче документов в официальные органы (ФНС, ФСС, ПРФ и другие), а также для участия

Как самостоятельно сделать электронную подпись

Есть несколько способов:

1. Использовать стандартный пакет программ MS Office, в частности текстовый редактор Word. Чтобы подписать документ, выполняются следующие действия:
   • курсор помещаем в то место, где должна быть подпись;
   • входим во вкладку «Вставка», в разделе «Текст» открываем список «Строка подписи» и выбираем пункт «Строка подписи Microsoft Office»;
   • открываем окно «Настройка» и вводим данные ЭП: фамилию и инициалы подписанта, его должность и адрес электронной почты, инструкцию для ответственного лица, и определяем его полномочия.
   • сформировать визу можно с помощью меню «Файл». Для этого переходим в него, выбираем пункт «Сведения», затем, нажимаем на строку «Защита документа» и выбираем «Добавить цифровую подпись». Как и в предыдущем случае, определяем данные, которые будут видны в утвержденном документе.
2. Многие распространенные почтовые программы (Lotus Notes, Outlook Express, Microsoft Outlook) позволяют снабдить отправляемый документ электронной подписью. Но сначала на личный компьютер необходимо установить специальный сертификат и выслать его получателю. Тогда он не будет сомневаться в подлинности полученного документа.
3. Чтобы создать электронную подпись, защищенную криптографическим шифрованием, необходимо установить на компьютер российскую программу «КриптоАрм». Применяя ее, можно в онлайн режиме сгенерировать сертифицированный ключ, имеющий высокую степень защиты, или работать с программным обеспечением локально. Сформированной таким образом ЭП разрешается пользоваться в течение года, а потом пройти процедуру перевыпуска.

Создание усиленных электронных подписей

Их невозможно сделать самостоятельно, а потому следует обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) или МФЦ. Право использования усиленной электронной подписи подтверждается сертификатом ключа ее проверки. Он необходим для подтверждения владения ЭП, а также для охраны права ее собственника. Чтобы обеспечить защиту цифровой подписи, к сертификату прикрепляются ключи:

• Закрытый, с помощью которого генерируется ЭП, и производится заверение документа. Владелец электронной подписи должен хранить этот ключ в секрете, чтобы другой человек не смог воспользоваться ЭП.
• Открытый. Он имеет неразрывную связь с предыдущим ключом, используется для проверки подлинности электронной подписи.

В сертификате ключа проверки ЭП содержатся данные:

• его уникальный номер и срок действия документа
• информация о собственнике сертификата, которая позволяет его идентифицировать;
• название устройства, с помощью которого будет создаваться электронная подпись;
• стандарты, которым соответствуют оба типа ключей;
• наименование удостоверяющего центра, выдавшего документ, и его адрес.

В качестве средств электронной подписи применяют e-Token и руТокен, внешне похожие на обычную USB-флэшку или электронную карту.

Электронная печать и подпись

Как говорилось ранее, усиленные ЭП делятся на два вида: неквалифицированную и квалифицированную. Первая заменяет только подпись, а вторая одновременно является аналогом обычной печати. По этой причине отличаются сведения, содержащиеся в сертификате ключа проверки ЭП. Дополнительно к информации, указанной в документе на право владения неквалифицированной электронной подписью, в квалифицированном сертификате содержатся данные:

• страховой номер индивидуального лицевого счета и ИНН владельца этого документа для граждан, ИНН — для организаций;
• ключ проверки ЭП;
• наименование, адрес удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, номер его квалификационного сертификата;
• данные по ограничениям, наложенным на квалификационный сертификат УЦ, если они есть.

Устройства для создания и проверки ЭП, имеющих квалификацию, в обязательном порядке проходят процедуру сертификации в ФСБ РФ.

Регистрация сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре

Чтобы иметь возможность применять усиленную электронную подпись по назначению, необходимо зарегистрировать ее сертификат в УЦ. Для этого надо написать заявление и приложить к нему пакет бумаг. Граждане представляют:

• паспорт или его копию, заверенную нотариально;
• свидетельство о регистрации в налоговом органе и присвоении ИНН;
• СНИЛС.

Так как индивидуальные предприниматели являются физическими лицами, то они собирают тот же пакет документов, дополняя его:

• выпиской из ЕГРИП;
• свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• свидетельством о государственной регистрации частного предпринимателя.

Когда электронная подпись оформляется на лицо, уполномоченное представлять интересы гражданина или ИП, тогда представляется оформленная на него нотариальная доверенность и его паспорт.

Организациям для получения ЭП понадобятся:

• выписка из ЕГРЮЛ;
• документ о государственной регистрации;
• свидетельство, подтверждающее постановку на учет в ИФНС;
• если владельцем электронной подписи от имени организации будет выступать ее руководитель, то нужен документ о назначении его на должность;
• когда пользоваться ЭП будет другой сотрудник, тогда понадобится доверенность на него, выписанная организацией;
• в обоих случаях нужен паспорт и СНИЛС будущего владельца ЭП.

Все выданные сертификаты учитываются в реестре УЦ, информация вносится не позднее дня вступления в силу этих документов. Обычно, это день его получения владельцем, но может быть определен и другой срок.

Резюме

Для придания виртуальным документам юридической силы их заверяют электронной подписью. Она бывает простой и усиленной. Виды ЭП отличаются по способу создания и назначению.

Электронную подпись можно сделать самостоятельно, но она пригодится только для внутреннего документооборота и передачи информации между лицами, имеющими определенную степень доверия друг к другу. Чтобы организовать полноценный документооборот со сторонними организациями и государственными структурами, понадобится усиленная ЭП. Ее получают в специализированных организациях — удостоверяющих центрах.

Право владения усиленными ЭП подтверждается сертификатами проверки ключа. Их необходимо зарегистрировать в УЦ, чтобы иметь возможность использовать при работе со сторонними и государственными организациями.

Если у вас остались вопросы по этой теме, получите консультацию наших профессиональных юристов. Они подскажут, какую электронную подпись лучше всего сделать, чтобы она соответствовала кругу поставленных вами задач.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года