Что такое дебиторская задолженность?

Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года

Часто начинающие предприниматели, работающие без бухгалтера, задаются вопросом, что такое дебиторская задолженность. О ее расчете, инвентаризации, списании и взыскании поговорим далее.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Прежде всего необходимо разобраться, в чем разница между этими понятиями. Дебиторская задолженность — это, простыми словами, долг перед вашей организацией по оплате поставленной продукции, займам, возмещению ущерба и т.д. Дебиторская задолженность юридических лиц может включать и переплату по налоговым отчислениям, финансовые обязательства со стороны работников или страховых компаний. Кредиторская задолженность, напротив, связана с обязательствами компании перед сторонними контрагентами, бюджетом и т.д.

Дебиторская задолженность — это задолженность физических и юридических лиц перед организацией-партнером за какие-либо товары, работы или услуги.

В зависимости от условий и срока исполнения обязательств, можно выделить следующие виды дебиторской задолженности:

• текущая —когда обязательство контрагента уже возникло, однако регламентированный срок его исполнения еще не наступил;

  Читайте также

  Подают ли МФО в суд на должников

• просроченная — когда покупатель или заказчик нарушили срок для перечисления денежных средств, указанный в договоре или ином документе;

• безнадежная — когда по объективным причинам невозможно принудительное взыскание долга с клиента (при пропуске срока исковой давности, при ликвидации должника и т.д.).

Для снижения налоговой нагрузки и оптимизации рисков может вводиться резерв сомнительных долгов. Его размер не может превышать 10% от годовой выручки, а формируется резерв за счет плановых отчислений. Если высокая дебиторская задолженность позволяет признать отдельные обязательства безнадежными, компания может использовать резерв для покрытия убытков со снижением суммы налогов.

Дебиторская задолженность банка носит специальный характер и формируется из стоимости выданных кредитов физическим и юридическим лицам. Если банк имеет дебиторскую задолженность выше норматива, регламентированного Центробанком РФ, у него может приостанавливаться лицензия.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Сумма дебиторской задолженности подлежит регулярному учету во время инвентаризации. Она проводится не менее одного раза в год. Такая процедура обязательно требуется перед подготовкой отчетности на конец года, для составления налоговых деклараций и форм, а также для утверждения документов учредителями компании. Кроме того, она может быть назначена в следующих случаях:

• при принятии на работу новых лиц, несущих материальную ответственность;

• при форс-мажорных обстоятельствах и стихийных бедствиях в результате которых активам предприятия нанесен ущерб;

• при смене формы собственности организации либо при ее закрытии.

Просроченные долги считаются сомнительными, а при истечении срока исковой давности — безнадежными.

Во время инвентаризации изучается целый ряд документов. Прежде всего анализируют первичную документацию.

Проводя инвентаризацию, внимательно изучите накладные, акты приемки выполненных работ, платежные документы и т.д.

Инвентаризация внутренней дебиторской задолженности предприятия проводится непосредственно по приказам руководителя. Также оценке подлежат контракты с поставщиками и клиентами, договоры на выдачу займов и т.д. Безнадежная дебиторская задолженность поставщиков или иных контрагентов, подтвержденная актом инвентаризации, дает возможность списать ее по решению руководства компании.

Списание дебиторской задолженности

Оно проводится в случае, если истек срок исковой давности по задолженности, и взыскать ее с дебитора невозможно. Кроме того, списать финансовые обязательства компаний требуется, если имеется соответствующее решение государственных органов либо организация-должник признана банкротом и прекратила деятельность.

Проводится такая операция несколькими способами, в зависимости от обстоятельств:

1. Имеется финансовый запас для проблемных задолженностей

   На основании бухгалтерской справки нужно указать факт списания. Для проводки используется дебет 63 и кредит 62, а в сумме проводки необходимо указать списываемую сумму. Нужно также указать списанный долг в забалансовом счете для последующего контроля. Для этого используется дебет 007, и в сумме проводки также отмечается списываемая сумма.

2. У компании нет резерва сомнительных долгов

   Порядок действий будет аналогичным, однако изменятся проводки для указания факта списания. В частности, для отражения списанной задолженности будет использован дебет 91.2 и кредит 62.

Также следует разобраться, как отражают средства, поступившие в счет задолженности, списанной ранее в минус. На основании выписки из банка взысканные средства отражают как зачисленные на счет. Для этого используется дебет 51 и кредит 91.1. Далее по бухгалтерской справке списывается сумма задолженности. Для этого используется кредит 007.

Списание дебиторской задолженности: образец акта

Безнадежная дебиторская задолженность клиентов подлежит списанию по итогам инвентаризации и приказа руководства. После списания необходимо издать соответствующий акт. Он должен иметь следующие пункты:

• наименование организации, индивидуальный номер, юридический адрес;

• заголовок с указанием цели издания документа (акт, протокол, приказ на списание долга и т.д.);

• содержание — здесь указываются все сведения о списываемой дебиторской задолженности, а также причины, по которым была проведена эта операция.

Списание безнадежной задолженности позволит уменьшить размер налога на прибыль, если были предприняты все законные способы для ее взыскания. Однако слишком большой показатель входящих долгов не позволит полностью устранить налогообложение, так как он действует в пределах резерва сомнительной задолженности.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Управляя компанией, необходимо знать, насколько быстро удается получать платежи за предоставленные товары, работы или услуги. Главным показателем для этого является коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Формула его расчета выглядит следующим образом:

RT = объем реализованных товаров (работ или услуг)/среднее значение дебиторской задолженности.

Самым простым способом расчета дебиторки является суммирование показателя на начало и конец года с последующим делением на 2.

Показатель оборотной дебиторской задолженности используется для оценки эффективности работы по взысканию с контрагентов. Чем ниже RT, тем большее количество клиентов не способны погашать свои обязательства. Кроме того, снижение показателя свидетельствует о проблемах реализации товаров (работ, услуг). Большая дебиторская задолженность создает дефицит оборотных средств и неспособность вести текущую деятельность, что может привести к банкротству компании.

Анализ дебиторской задолженности

Он проводится для того, чтобы понять ее структуру и соотнести с кредиторской задолженностью. Суммарно анализ насчитывает четыре этапа:

• соотношение показателей состояния дебиторки, ее движения и структуры;

• анализ долга по сроку его образования;

• расчет показателей оборота, доли долга в общей массе активов предприятия, оценка соотношения темпа увеличения дебиторской задолженности к темпам выручки от реализации товаров, работ или услуг;

• соотношение дебиторской и кредиторской задолженности.

Взыскание

Не всегда удается взыскать дебиторскую задолженность быстро и без проблем. Закон позволяет использовать следующие варианты снижения размера задолженности :

1. Переговоры

   Если должник не в состоянии выполнить обязательства, можно попытаться договориться с ним и уменьшить сумму к оплате, дать рассрочку или отсрочку платежей, провести реструктуризацию платежей;

2. Медиация конфликта

   Применяется, когда отказ дебитора от выплаты сопровождается какими-либо субъективными причинами: неточностями в документах, претензиями по качеству поставленного товара, выполненных работ и т.д. Данную услугу оказывает независимый специалист-медиатор;

3. Направление претензии

   Это важный этап при подготовке к судебным разбирательствам. В содержании претензии фиксируется просрочка, сумма непогашенного обязательства, а также размер штрафных санкций. Если претензия оставлена без ответа, остается лишь обратиться в суд.

Погашение дебиторской задолженности

Для расчетов по отдельным видам деятельности могут предусматриваться специальные сроки расчета по обязательствам, например:

• 75 дней — для с/х предприятий;

• 45 дней — для пищевой и перерабатывающей сфер;

• 30 дней — для прочих отраслей.

Для каждого долга существует срок исковой давности — 3 года.

По его истечении компания не может обратиться в суд за взысканием, и долг переходит в категорию безнадежных.

Просроченная дебиторская задолженность

Если дебитор допустил просрочку, по отношению к нему применяются штрафы, пени и другие санкции, предусмотренные договором или законом. Долги подобного рода делятся на 2 вида:

• сомнительные — просроченные обязательства, по которым отсутствуют какие-либо гарантии;

• безнадежные — давно просроченные обязательства, которые невозможно взыскать по истечении срока исковой давности, ликвидации предприятия, запрету органов власти и т.д.

Если дебиторская задолженность покупателей или заказчиков имеет длящийся характер и высокие показатели, целесообразно регулярно составлять акты сверки взаиморасчетов. При подтверждении должником размера долга, срок исковой давности может быть продлен на период более 3 лет.

Резюме

Собственный бизнес требует понимания основ налогового и бухгалтерского учета. Особенно это актуально, если у вас небольшое ООО, обслуживаемое самостоятельно, без найма бухгалтера.

Одним из главных понятий, в котором вам придется разобраться в первую очередь, является дебиторская задолженность. Она обязательно отражается в бухгалтерском учете, поэтому каждая организация, которая занимается хозяйственной деятельностью, обязана знать, как правильно ее рассчитывать.

Сроки погашения прописываются в договоре. Существует трехлетний срок давности, после которого взыскать долг не получится, однако можно списать дебиторскую задолженность контрагентов.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года